A. Dasar Pemikiran
Komunikasi ada di mana-mana, di rumah, dikampus, di Mesjid, di Kantor dan
sebagainya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian
(Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%) waktu bangun kita
digunakan untuk berkomunikasi – membaca, menulis dan mendengar an (We spend an
estimated three-fourths of our waking hours in some form of communications-reading,
writing, speaking and listening) Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.
Komunikasi memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan
dapat dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat seorang
pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas, tekun, berani, jujur, sehat
jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers
(1969:180) mengatakan “Leadership is Communication. Kemampuan berkomunikasi
akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya.
Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam
rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi
seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain.
Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan
pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko,
2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu
pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara
mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk
mencapai tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7)
Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua
usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan
utama mengapa manajemen itu dibutuhkan. Pertama : Untuk mencapai tujuan.
Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi; kedua : 2
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatankegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan,
maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan,
masyarakat dan pemerintah. Ketiga : Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu
kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang
umum adalah efisiensi dan efektivitas.
B. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang
dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan kha layak yang ada
kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal
komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan,
pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua,
komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi
waktu mereka.
Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar
perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan
komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan
manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai.
Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui
interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan,
staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo,
surat dan laporan-laporan.3
C. Model Komunikasi dalam Organisasi
Model komunikasi yang paling sederhana adalah adanya pengirim, berita (pesan)
dan penerima seperti gambar berikut ini :
Model ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang,
komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh seorang dapat mengirimkan pesan,
tetapi bila tidak ada yang menerima atau yang mendengar, komunikasi tidak akan terjadi.
Model komunikasi yang terperinci, dengan unsur-unsur penting dalam suatu
organisasi yaitu :
1. Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang
2. diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol-simbol, kemudian
3. disampaikan atau dikirimkan sebagai pesan kepada penerima
4. penerima menangkap symbol-simbol dan
5. diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan
6. mengirimkan berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.
Sumber (source) atau pengirim mengendalikan berbagai pesan yang dikirim,
susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan digunakan untuk mengirim pesan
tersebut.
Mengubah pesan ke dalam berbagai bentuk simbo-simbol verbal atau nonverbal
yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka,
berakan dsb.
Langkah ketiga sumber mengirimkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi
silan. Manfaat komunikasi lisan, antar pribadi adalah kesempatan untuk berinteraksi
antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh,
intonasi suara, dll) disampaikannya pesan secara tepat, dan memungkinkan umpan bali
diproleh. Sedangkan komunikasi terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo,
Pengirim Pesan Penerima4
surat, laporan, catatan, bulletin, surat kabar dsb. Komunikasi tulisan mempunyai
kelebihan dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk kepenting masa mendatang.
Langkah keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya
penerima menerima pesan melalu panca indera mereka.. banyak pesan penting yang
tidak diterima oleh seseorang karena mereka tidak menerima pesan karena kesalahan
dalam mememilih media yang tepat.
Langkah kelima adalah decoding. Hal ini menyangkut memahami symbol-simbol
yang dipergunakan oleh pengirim (sumber). Ini amat dipengaruhi oleh latar belakang,
kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga dan gangguan disekitarnya. Dalam
komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya (atasan dan bawahan) kemampuan
pimpinan dalam berkomunikasi menjadi factor penentu berhasil tidaknya orang lain
memahami ide, gagasan yang ia sampaikan.
Langkah terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan diterjemahkan,
penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang berkesinambungan
dan tak pernah berakhir. Inilah yang disebut bahwak komunikasi yang efektif itu akan
menimbulkan interaksi yang baik pula dalam melaksanakan tujuan organisasi.
D. Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif
1. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan
spesialisasi.
Tingkat khirarkhi bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus melalui tingkatan
(jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama barulah pesan itu sampai.
Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada
jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang ada dalam
organisasi tersebut.
Spesialisasi artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan masalahmasalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja saling berdekatan.
Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam pekerjaan mereka masing
dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam memahami, sehingga akan timbul
salah pengertian dan sebagainya.5
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Manejer selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan
menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan hambatanhambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator
(Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam
penggunaan bahasa.
Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seorang
menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia terima. Persepsi
seseorang akan dipengaruhi oleh pengalaman masing-masing. Untuk itu diharapkan
seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang kerangka piker, keinginan,
kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikasi
dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif.
Status Komunikator artinya hambatan utama komunikasi adalah kecendrungan
untuk menilai terutama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian seseorang
dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa
komunikator dapat dipercayai.
Keadaan membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun
penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi.
Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif agar
mampu mengatasi hambatan ini.
Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang
terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai
contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang tidak konsisten seperti
nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
E. Pedoman komunikasi yang baik
1. Teliti tujuan sebenarnya dalam setiap berkomunikasi
2. Pertimbangkan keadaan fisik dan fisikhis orang lain dalam berkomunikasi
3. Konsultasikan dengan berbagai pihak setiap proses manejemen mulai dari
merencanakan sampai evaluasi.6
4. Perhatikan tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang
disampaikan.
5. Perhatikan konsistensi dalam berkomunikasi
6. Jadilah pendengar yang baik dalam berkomunikasi
