Analisis sistem informasi akuntansi Usaha Kecil Menengah pada sahabat motor
di sini saya akan mencoba untuk menganalisa sistem informasi akuntansi yang sudah saya post sebelumnya,
pada posting UKM sahabat baru motor, di sini postnya
1. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan
Terjadi perangkapan fungsi dan wewenang pada perusahaan
sebagai salah pokok permasalahan. Hal tersebut tidak dibenarkan dalam
sebuah sistem informasi akuntansi yang baik. Seharusnya ada pemisahan
fungsi yang terkait. Sebuah sistem informasi yang menghasilkan data akurat,
diharuskan ada pemisahan fungsi. Bila ada perangkapan fungsi maka tidak
diragukan akan memperlemah sistem pengendalian intern perusahaan.
Masalah ini terlihat pada perusahaan Sahabat Baru Motor sebagai berikut.
a. Sistem Pemrosesan Order Penjualan (Bagian sales marketing).
Bagian Adiministrasi dalam struktur organisasi perusahaan tidak
mempunyai pembagian tugas-tugas yang jelas, yaitu terjadi
perangkapan bagian kas dan bagian akuntansi.
b. Sistem Pemrosesan Order Penjualan (Bagian spare parts).
Dalam sistem ini tidak terdapat fungsi pengiriman barang sehingga
fungsi ini tidak diperlukan pada perusahaan. Terdapat perangkapan
fungsi kas dan akuntansi oleh bagian administrasi.
c. Sistem Pemrosesan Bengkel dan Servis (Bagian Bengkel).
Dalam sistem ini tidak terdapat fungsi pengiriman barang karena
tidak ada pengiriman barang pada pembeli. Terdapat perangkapan
fungsi kas dan akuntansi oleh bagian administrasi.
d. Sistem Piutang Dagang (Bagian sales marketing)
Terjadi perangkapan fungsi di Sahabat Baru Motor, yaitu fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi
penagihan dilakukan oleh bagian administrasi.
Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran
a. Sistem Pembelian (bagian Sales Marketing)
Dokumen yang digunakan cukup baik dan tidak menimbulkan
permasalahan. Surat jalan di perusahaan Sahabat Baru Motor dalam
prakteknya digunakan sebagai kartu persediaan, usulan peneliti
dibuatkan salinan dalam bentuk kartu stok standar, sehingga surat
jalan hanya akan digunakan sebagai bukti bahwa unit yang dimiliki
mempunyai faktur untuk penyelesaian surat-surat kendaraan
bermotor.
b. Sistem Pembelian (bagian Spare Parts)
Dokumen yang digunakan sudah cukup baik.
c. Sistem Penggajian
Dokumen yang digunakan sudah cukup baik.
Analisis Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan kurang memadai meskipun
sudah dilaporkan berupa neraca, laporan rugi laba, laporan kas. Pada tahun
2000 perusahaan ini mengalami kesalahan pelaporan yang menyebabkan
munculnya pajak pertambahan nilai (PPN) terutang. Analisis peneliti
disebabkan karena harga perolehan tidak terlaporkan secara baik indikasinya
tidak ada kode akun rekening yang bisa menjelaskan harga unit apakah harga
perolehan atau harga penjualan. Sehingga terjadi kesalahan penghitungan PPN
oleh audit pihak pajak.
Analisis Kode Rekening
Perusahaan belum mempunyai kode rekening. Jurnalisasi transaksi
selama ini dilaksanakan tanpa kode akun.
Analisis Jurnal
Jurnalisasi transaksi dilakukan tanpa menggunakan kode akun
rekening. Penjurnalan dilakukan dengan bantuan software Microsoft Word
dan Excel. Usulan peneliti digunakan program MYOB Accounting 10 yang
dapat menghasilkan laporan keuangan yang baik dan efisien. Prakteknya
semua kode akun rekening akan dibuat otomatis oleh program MYOB
Accounting 10 dan analisis transaksi berupa jurnal diinputkan pada program,
secara langsung laporan keuangan akan dilaporkan MYOB Accounting 10
secara otomatis.
Analisis Buku Besar
Buku besar pada perusahaan Sahabat Barui Motor kurang
memadai. Usulan peneliti menggunakan program MYOB Accounting akan
memudahkan tugas bagian akuntansi karena buku besar akan langsung dibuat
begitu kita menjurnalkan transaksi yang terjadi sehingga mengurangi
kesalahan posting ke buku besar
Analisis Sistem Otorisasi
Pada perusahaan Sahabat Baru Motor terdapat kelemahan pada
sistem otorisasi. Munculnya kelemahan sistem otorisasi ini disebabkan
perangkapan wewenang dan fungsi bagian administrasi. Bagian administrasi
merangkap fungsi dan wewenang akuntansi dan kas. Hal ini dapat
menimbulkan manipulasi data karena fungsi penerimaan dan pengeluaran kas
menjadi satu dengan fungsi akuntansi. Sistem otorisasi lainnya sudah cukup
baik, tetapi sistem otorisasi memerlukan pekerjaan ekstra dari pimpinan
karena hampir semua proses otorisasi dilakukan pimpinan.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
1. SIA perusahaan belum baik hal ini ditunjukkan dengan adanya tumpang
tindih wewenang dan tanggungjawab dalam pekerjaan seperti ditunjukkan
dalam fungsi kas dan fungsi akuntansi.
2. Perusahaan belum menggunakan kode akun hal tersebut dapat berakibat
pada kemungkinan terjadinya kesalahan dalam mencatat transaksi yang
berakibat pada pengendalian yang lemah.
3. Usulan pengembangan bagian spare parts pada perusahaan Sahabat Baru
Motor ditanggapi oleh peneliti dengan mengusulkan dibentuk fungsi kas
pada bagian spare parts.
B. SARAN
1. Perubahan struktur organisasi dengan alternatif tetap menggunakan
administrasi tapi terdapat pemisahaan fungsi antara fungsi akuntansi, fungsi
kas dan fungsi administrasi, atau fungsi administrasi dan fungsi akuntansi
berdiri sendiri. Peneliti lebih cenderung pada saran pertama dengan
mempertimbangkan faktor biaya.
2. Pengembangan spare parts memerlukan fungsi kas yang otonom.
3. Ada berapa perubahan dokumen yang peneliti sarankan pada perusahaan
untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan.
4. Penulis juga menyarankan penggunaan software MYOB Accounting 10
untuk mempermudah proses akuntansi. Penggunaan MYOB akan membantu
perusahaan juga dalam membuat kode akun.
