WELCOME

4. petugas 1 memproses data order costumer.
5. petugas 1 mengecek persediaan.
6. jika ada proses lanjut dan jika tidak ada maka SELESAI.
7. petugas 1 mengambil barang, dan mencatat penjualan.
8. jika barang habis maka langkah selanjutnya update stock
9. petugas 1 mencetak transaksi
10. petugas 2 membuat nota transaksi.
11. petugas 2 membuat laporan penjualan
12. laporan penjualan di berikan kepada pimpinan
13. SELESAI

Pertama yg harus di sediakan yaitu

• kuliax.iso yg kali ini menggunakan kuliax 6.0 ( @150mb )
• Part 1 , Part 2 , Part 3 , Part 4 , Part 5
• VMware ACE edition
• Download
• Letakkan semua file dalam 1 folder lalu join dengan HJsplit

Cara menginstal Kuliax pada VMware :

• Klik kanan pada sidebar VMware, pilih New lalu pilih Virtual Machine...

• Lalu akan keluar jendela baru untuk penginstalan Kuliax, pilih Next

• Lalu akan keluar pilihan Typical dan Custom, pilih Typical

• Lalu pada Guest Oprating System anda pilih Linux lalu pada Version nya anda pilih Other Linux

• Beri nama Virtual machine nya lalu pilih tempat untuk menaruh virtual machine nya

• Pada NetworkType nya pilih Do not use a network connection

Usaha Kecil dan Menengah disingkat UKM adalah sebuah istilah yang mengacu ke jenis usaha kecil yang memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 200.000.000 tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha. Dan usaha yang berdiri sendiri. Menurut Keputusan Presiden RI no. 99 tahun 1998 pengertian Usaha Kecil adalah: “Kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dengan bidang usaha yang secara mayoritas merupakan kegiatan usaha kecil dan perlu dilindungi untuk mencegah dari persaingan usaha yang tidak sehat”
Usaha kecil dan menengah merupakan salah satu kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh sebagian besar masyarakat Indonesia. Keberadaan usaha kecil menengah tersebut harus didukung dan didorong kemampuannya agar tetap eksis, sehingga dapat memperluas kesempatan usaha dan memperluas lapangan pekerjaan. Usaha Kecil Menengah (UKM) mempunyai peran penting dan strategis bagi pertumbuhan ekonomi negara, baik negara berkembang maupun negara maju.

Persaingan yang cukup ketat dalam dunia usaha terutama dalam usaha
perdagangan, menuntut para pelaku bisnis untuk lebih efisien dan efektif
dalam menjalankan bisnis yang mereka tekuni. Dengan lebih efektif dan
efisien, perusahaan akan mampu bertahan dalam persaingan dan dapat
mengembangkan usaha. Seiring berkembangnya usaha, maka tingkat
kompleksitas dan aktivitas akan semakin tinggi. Tuntutan tersebut harus
dijawab para pelaku bisnis untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
Suatu bentuk usaha mempunyai suatu struktur organisasi. Organisasi
merupakan kumpulan unit-unit pengambilan keputusan untuk mewujudkan
tujuan-tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima masukan dan
menjadi keluaran dalam bentuk produk dan jasa. Secara konseptual seluruh sistem organisasi mencapai tujuannya melalui proses alokasi sumberdaya yang
diwujudkan melalui proses pengambilan keputusan manajerial.

Sistem informasi akuntansi mempunyai peranan penting dalam
operasional dan pengembangan suatu bentuk usaha. Melihat peran penting
dari suatu sistem informasi akuntansi maka dirumuskan suatu pertanyaan
apakah sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan pada perusahaan
Sahabat Baru Motor apakah sudah tepat? Jika belum tepat apakah usulan
sistem informasi akuntansi yang baru bisa diimplementasikan dengan berbagai
faktor yang dipertimbangkan terutama dari segi biaya yang akan dikeluarkan?
Bagaimana desain yang paling tepat untuk diterapkan pada perusahaan.

Kerangka Teoritis
Untuk memudahkan pemahaman, maka perlu dibuat
kerangka teoritis dari masalah yang diangkat dalam penelitian ini sebagai
berikut.

dibutuhkan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan akan disediakan
oleh SIA perusahaan sebagaimana melalui tahapan analisis dan desain sistem.
Sahabat Baru Motor didirikan oleh Bp. H. Darmadji pada 3
Desember 1984 dengan menjual berbagai sepeda motor semua merk.
Dalam pengembangan usahanya perusahaan ini juga mendirikan unit
usaha baru penjualan spare parts pada akhir tahun 1989. Perusahaan ini
berlokasi di Jalan Raya 74-76 Kecamatan Kawedanan Kabupaten
Magetan.
Perusahaan ini berkembang dengan cepat. PT. YMKI melihat
perusahaan ini sebagai perusahaan yang berprospek, sehingga pada 15
Januari 1990 PT. YMKI mengangkat Sahabat Baru Motor sebagai dealer
Yamaha. Pada awalnya unit spare parts belum diangkat sebagai penyalur
resmi spare parts Yamaha, tepatnya pada 31 Mei 1991 unit usaha ini baru
diangkat secara resmi sebagai penyalur spare parts asli Yamaha. Akhir
1992, perusahaan ini melengkapi unit usahanya berupa bengkel resmi
Yamaha. Sahabat Baru Motor secara resmi telah menjadi dealer Yamaha
yang telah mampu memberikan pelayanan 3S secara penuh, yaitu Sales,
Service dan Spare Parts.
1. Visi Sahabat Baru Motor
Visi perusahaan adalah cita-cita perusahaan yang ingin diraih. Visi
Sahabat Baru Motor adalah menjadi perusahaan yang mampu memberikan
pelayanan terbaik pada konsumen dalam penjualan unit, perawatan unit, dan purna jual unit Yamaha. Visi ini sesuai dengan motto dari Yamaha
yaitu touching your heart, yang kepuasan dan kenyamanan pembelinya
adalah nomor satu.
Misi perusahaan adalah suatu kebijakan yang dijabarkan dalam
strategi, program kerja dan prosedur kerja, agar impian atau visi
perusahaan tersebut dapat direalisasi. Misi Sahabat Baru Motor adalah
sebagai berikut.
a) Memberikan layanan penjualan unit yang baik pada pembeli mulai
dari pengenalan keunggulan produk, harga, proses pembayaran,
dan kelancaran surat-surat kendaraan bermotor.
b) Memberikan pelayanan perawatan dan perbaikan kendaraan
bermotor baik merk Yamaha atau merk lain dengan kewajaran
harga dan kejujuran.
c) Memberikan pelayanan kelengkapan spare parts sebagai bagian
perawatan dan perbaikan kendaraan bermotor.
d) Memberikan layanan purna jual.
Tujuan perusahaan adalah memberikan layanan terbaik dengan
memperoleh laba yang wajar untuk survive untuk mengembangkan usaha.
Perusahaan untuk mencapai tujuannya memerlukan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi yang
baik diharapkan mampu memberikan kontribusi dalam pengembangan usaha.
Wewenang dan tanggung jawab telah ditentukan dan dikomunikasikan dengan jelas, hal ini ditandai dengan
adanya penyusunan standar dan prosedur kerja yang jelas yang telah dijalankan oleh seluruh karyawan Sahabat Baru Motor.
1) Memimpin dan menjalankan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan.
2) Menerima laporan berkala perusahaan.
3) Mengawasi kinerja manajemen dan prestasi kerja karyawan.
4) Bertanggung jawab secara penuh atas segala tindakan dan keputusan yang diambil dalam menjalankan   perusahaan.
5) Membuat program kerja atau rencana kerja (tahunan, bulanan,
mingguan) beserta target yang akan dicapai yang dijadikan
sebagai acuan kerja.
6) Menentukan harga produk perusahaan saat terjadi nego harga jual.
Terdiri dari manajer dan sales junior.
1) Memimpin dan menjalankan fungsi penjualan unit sepeda motor pada konsumen.
2) Mencari dan melayani konsumen untuk memenuhi target penjualan yang dibebankan oleh
pimpinan perusahaan.
3) Menyusun laporan penjualan dan usulan pengadaan unit.
4) Memahami dan mengenal unit yang dijual melalui meeting yang dilakukan oleh PT. YMKI.
5) Bertanggung jawab pada kelancaran proses penjualan kredit yang ditangani oleh perusahaan
sendiri.
6) Bekerjasama dengan finance dalam penjualan unit.
7) Melakukan fungsi penagihan
Manajer bertanggung jawab pada semua point tugas sedangkan sales junior hanya pada point 2, 5,
dan 6. 
Terdiri dari kepala bengkel (chief mechanic) dan anggota bengkel.
1) Menjalankan fungsi bengkel yaitu servis gratis, servis rutin dan servis umum.
2) Melakukan pengecekan kelengkapan dan kelayakan unit saat diterima perusahaan dan
melakukan penyetelan dan kelengkapan unit saat dijual pada konsumen.
4) Bertanggung jawab terhadap kelengkapan alat bengkel.
5) Mengetahui seluk beluk mesin untuk unit yang baru melalui meeting yang dilakukan oleh PT.
YMKI.
6) Mengikuti program penyetaraan kemampuan tiap anggota bengkel yang dilakukan secara
berkala oleh PT. YMKI melalui program basic engineering.
7) Mengajukan usulan perwakilan anggota bengkel saat program basic enginering dari PT.
YMKI.
8) Melakukan pengiriman unit pada pembeli.
Chief Mechanic mempunyai tugas yang sama tetapi mempunyai tanggung jawab pada point 3, 6, dan 7.
Bagian administrasi melakukan fungsi administrasi, akuntansi dan pemegang kas perusahaan.
1) Bertanggung jawab terhadap semua pelaksanaan, perbaikan dan
pengembangan sistem serta prosedur administrasi.
2) Menjalin kerjasama dengan bagian lain dalam rangka untuk
menjamin keamanan aktiva-aktiva perusahaan.
3) Bertanggung jawab terhadap wewenang akses bagian
administrasi sendiri pada program komputer.
4) Melaporkan informasi keuangan yang dihasilkan ke dalam
sebuah laporan keuangan bulanan dan tahunan.
5) Membicarakan mengenai penambahan peralatan administrasi
dalam jumlah besar.
6) Bertanggung jawab terhadap peralatan pendukung jalannya
operasional administrasi seperti komputer, alat komunikasi,
mesin hitung dan lain-lain.
7) Melakukan administrasi secara bersama bagian sales marketing
pada pelaksanaan penjualan tunai dan kredit yang ditangani perusahaan sendiri.
8) Melakukan administrasi bersama bagian bengkel dalam
pembayaran biaya servis rutin dan servis umum juga servis
gratis.
9) Melakukan administrasi secara bersama bagian spare parts
dalam pelaksanaan operasionalnya.
10)Melakukan administrasi bersama pihak finance dalam
penjualan unit.
12)Melakukan transaksi perbankan bagi operasional perusahaan.
13) Bertanggung jawab dalam kas kecil perusahaan.
Terdiri dari penjaga counter (toko) dan bagian persediaan (gudang).
1) Penjaga counter (toko), mempunyai tugas sebagai berikut.
a. Mengelola dan bertanggung jawab penuh pada spare
parts.
b. Bersama bagian gudang menyusun persediaan.
c. Memberikan layanan pada konsumen.
d. Bertanggung jawab terhadap counter (toko).
2) Bagian gudang, mempunyai tugas sebagai berikut.
a. Mengerjakan administrasi stock.
b. Pengadaan barang (order pembelian barang spare
parts).


3. Sistem Informasi Akuntansi Sahabat Baru Motor

1. Siklus Pendapatan
     a. Sistem Pemrosesan Order Penjualan (Bagian sales marketing)
          
     1. Deskripsi kegiatan
Penjualan tunai dilaksanakan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu
sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
Setelah uang diserahkan ke bagian administrasi, barang akan
disetel untuk siap pakai dan terjadi pengiriman barang pada
pembeli FOB Shipping point.
Sahabat Baru Motor dalam layanan purna jual hanya akan
membantu pelanggan dalam berhubungan dengan pihak lain yang
mampu menerima barang bekas. Sehingga Sahabat Baru Motor
tidak mempunyai prosedur khusus dalam layanan purna jual.
Penerimaan tunai bagian sales marketing di Sahabat Baru
Motor terbagi dua yakni sebagai berikut.
(a) Penerimaan kas dari penjualan unit pada pembeli secara
langsung.
(b) Penerimaan kas dari penjualan unit melalui pembiayaan yaitu Adira Finance dan Bussan Auto Finance (BAF).
Penerimaan kas dari penjualan unit pada pembeli secara
langsung, pembeli datang melakukan pemilihan barang atau
produk yang akan dibeli, sales marketing akan memberikan
pelayanan dan menentukan harga jadi dan potongan yang diberikan
karena pembayaran secara tunai, setelah terjadi kesepakatan harga
terjadi pembayaran yang akan dilakukan pada bagian administrasi.
Dalam sistem ini perusahaan menerima uang tunai dari pembeli
sebelum barang diserahkan. Surat-surat kendaraan yaitu STNK dan
BPKB akan diserahkan sesudahnya.
Penerimaan kas dari penjualan unit melalui finance. Penjualan
tunai dengan cara seperti ini perusahaan akan menawarkan produk
kredit dari finance pada pembeli, jika terjadi kesepakatan maka
pihak finance akan men-survey pembeli tersebut apakanh mampu
memenuhi syarat dari produk kredit mereka. Pihak finance akan
membeli secara tunai unit pada perusahaan dan pembeli akan
membayar uang muka pada perusahaan dan sisanya dalam bentuk
pembayaran kredit pada pihak finance. Finance yang memberikan
pelayanan adalah Bussan Auto Finance (BAF) dan Adira Finance.
Pembayaran kredit bukan tanggung jawab perusahaan, tetapi
pembayaran angsuran kredit bisa dilakukan di bagian administrasi Sahabat Baru Motor ataupun pada kantor finance tersebut..
Perusahaan tidak bertanggung jawab pada kredit tersebut tetapi
bertanggung jawab seperti pada pembelian tunai langsung.

       2. Fungsi yang terkait
Beberapa fungsi yang terkait dari proses order penjualan adalah
sebagai berikut.
a) Fungsi penjualan.
b) Fungsi pengiriman.
c) Fungsi kas.
d) Fungsi akuntansi.

Fungsi Penjualan. Dalam transaksi kas dari penjualan tunai,
fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli,
menentukan apakah order itu pembayaran tunai langsung atau
melalui finance, bagian sales marketing setelah terdapat
kesepakatan akan melanjutkan pada bagian administrasi. Bagian
administrasi akan mengisi faktur penjualan tunai, faktur ini akan
diproses untuk pengurusan surat-surat kendaraan bermotor dan
arsip perusahaan, menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli
untuk pembayaran harga barang ke fungsi kas dan membawa
barang ke fungsi pengiriman. Dalam struktur organisasi di
Sahabat Baru Motor fungsi penjualan ini dilakukan bersama oleh
bagian sales marketing dan bagian administrasi.

Fungsi pengiriman. Dalam transaksi kas dari penjualan tunai 
setelah terjadi pembayaran tunai, fungsi ini akan melanjutkan
dengan bertanggung jawab terhadap proses penyetelan kendaraan
bermotor dan menyiapkan kelengkapan agar kendaraan motor siap
pakai.. Setelah selesai proses tadi, kendaraan bermotor siap untuk
dikirim pada pembeli. Dalam struktur organisasi di Sahabat Baru
Motor fungsi ini dilakukan oleh bagian bengkel sepenuhnya.
Fungsi kas. Dalam transaksi kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menerima kas dari pembeli. Dalam
struktur organisasi di Sahabat Baru Motor fungsi ini dilakukan
oleh bagian administrasi.

Fungsi akuntansi. Dalam transaksi kas dari penjualan tunai,
fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan
dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan unit sepeda
motor. Dalam struktur organisasi Sahabat Baru Motor fungsi ini
ada di bagian administrasi. Pencatatan dilakukan dengan komputer
menggunakan software Microsoft Office yaitu Excel dan Word.
Penggunaan komputer ini hanya sebagai pengarsipan saja,
sehingga belum bisa dikatakan sistem yang terkomputerisasi
karena software komputer tersebut digunakan seperti sistem
manual hanya saja menggunakan komputer sebagai pencatatan.

       3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai adalah
sebagai berikut.
a) Prosedur order penjualan.
b) Prosedur penerimaan kas.
c) Prosedur penyetelan dan pengiriman barang.
d) Prosedur pencatatan penjualan tunai dan pencatatan
penerimaan kas.
e) Prosedur pembayaran titipan angsuran pada penjualan dengan
pembiayaan finance.
f) Prosedur penyetoran kas ke bank.
g) Prosedur pencatatan penerimaan kas.
h) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.
i) Prosedur penyelesaian surat-surat kendaraan bermotor.

Prosedur order penjualan. Prosedur ini melibatkan fungsi
penjualan yang dilakukan bersama oleh bagian spare parts dan
bagian administrasi. Langkah-langkah yang dilakukan sebagai
berikut.
1) Menerima order dari pembeli.
2) Mencocokkan dengan catalogue parts, untuk memastikan
keaslian (nomor seri produk) dan harga.
3) Pembuatan nota pembayaran rangkap 3 dengan validasi
penjaga counter.
4) Nota pembayaran diberikan pada pembeli untuk diproses
bagaian administrasi.
5) Pembeli membayar pada bagian administrasi dengan
validasi bagian administrasi sebagai bukti barang telah
lunas dibayar, lembar 1 dan 2 diberikan pada pembeli dan
lembar 3 disimpan bagian administrasi untuk pengarsipan.
6) Lembar 1 dan 2 akan digunakan pembeli untuk mengambil
barang pada counter spare parts, kemudian lembar 1 akan
dikembalikan pada pembeli dan lembar 2 diarsipkan oleh
counter spare parts.

Prosedur penerimaan kas. Prosedur ini melibatkan fungsi kas
dalam menerima pembayaran harga barang dari pembeli dengan
langkah-langkah sebagai berikut.
1) Setelah pembuatan nota rangkap 3, pembeli melakukan
pembayaran tunai pada bagian administrasi.
2) Bagian administrasi memvalidasi nota tersebut sebagai
bukti barang telah lunas dibayar.
3) Nota lembar ke 2 akan digunakan untuk pengarsipan.
4) Mengucapkan terima kasih dan mempersilahkan pembeli
untuk mengambil barang pada counter.

Prosedur pengambilan barang. Prosedur ini dilakukan oleh
bagian spare parts dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1) Setelah validasi nota oleh bagian administrasi, nota lembar 2 dan 3 akan diserahkan pada penjaga counter spare parts.
2) Lembar 2 diberikan pada konsumen untuk pengambilan
barang
3) Barang akan diberikan penjaga counter.
4) Mengucapkan terima kasih dan mempersilahkan pembeli
untuk datang kembali.

Prosedur pencatatan penjualan tunai dan pencatatan
penerimaan. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi dilakukan pada
bagian administrasi. Dengan bukti-bukti yang telah dibuat
dilakukan pencatatan dengan cara manual tetapi menggunakan
software komputer Excel dan Word.
1) Mengambil bukti-bukti yang digunakan.
2) Membandingkan.
3) Memasukkan data ke computer.
4) Mengarsipkan bukti-bukti yang telah dibuat.

Prosedur penyetoran kas ke bank. Dalam prosedur ini fungsi
bagian administrasi melakukan semua fungsi dari penyetoran dan
penerimaan kas yang dilakukan pada hari berikutnya, dengan
langkah-langkah sebagai berikut.
1) Mengambil uang dari bagian administrasi.
2) Menghitung kas dan membuatkan slip penyetoran ke bank.
3) Menyetorkan uang ke bank.
4) Mengarsipkan bukti setoran dari bank.

Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Prosedur ini
dilakukan oleh bagian administrasi untuk penyusunan laporan
keuangan.

Prosedur pencatatan penjualan tunai dan pencatatan
penerimaan. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi dilakukan pada
bagian administrasi. Dengan bukti-bukti yang telah dibuat
dilakukan pencatatan dengan cara manual tetapi menggunakan
software komputer Excel dan Word.
1) Mengambil bukti-bukti yang digunakan.
2) Membandingkan.
3) Memasukkan data ke computer.
4) Mengarsipkan bukti-bukti yang telah dibuat.

Prosedur penyetoran kas ke bank. Dalam prosedur ini fungsi
bagian administrasi melakukan semua fungsi dari penyetoran dan
penerimaan kas yang dilakukan pada hari berikutnya, dengan
langkah-langkah sebagai berikut.
1) Mengambil uang dari bagian administrasi.
2) Menghitung kas dan membuatkan slip penyetoran ke bank.
3) Menyetorkan uang ke bank.
4) Mengarsipkan bukti setoran dari bank.



                                                         KESIMPULAN DAN SARAN


A. KESIMPULAN
1. SIA perusahaan belum baik hal ini ditunjukkan dengan adanya tumpang
tindih wewenang dan tanggungjawab dalam pekerjaan seperti ditunjukkan
dalam fungsi kas dan fungsi akuntansi.
2. Perusahaan belum menggunakan kode akun hal tersebut dapat berakibat
pada kemungkinan terjadinya kesalahan dalam mencatat transaksi yang
berakibat pada pengendalian yang lemah.
3. Usulan pengembangan bagian spare parts pada perusahaan Sahabat Baru
Motor ditanggapi oleh peneliti dengan mengusulkan dibentuk fungsi kas
pada bagian spare parts.



B. SARAN
1. Perubahan struktur organisasi dengan alternatif tetap menggunakan
administrasi tapi terdapat pemisahaan fungsi antara fungsi akuntansi, fungsi
kas dan fungsi administrasi, atau fungsi administrasi dan fungsi akuntansi
berdiri sendiri. Peneliti lebih cenderung pada saran pertama dengan
mempertimbangkan faktor biaya.
2. Pengembangan spare parts memerlukan fungsi kas yang otonom.
3. Ada berapa perubahan dokumen yang peneliti sarankan pada perusahaan
untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan.
4. Penulis juga menyarankan penggunaan software MYOB Accounting 10
untuk mempermudah proses akuntansi. Penggunaan MYOB akan membantu
perusahaan juga dalam membuat kode akun.